A disseminação do novo coronavírus, causador da doença Covid-19, está impondo novas relações de trabalho, que buscam evitar maior número de contágios na população. Uma das alternativas adotadas pelas empresas é o home office, ou “trabalho remoto”, porém, para alguns gestores, organizar um regime de trabalho nessa modalidade pode ser um desafio. A seguir, confira as principais dicas sobre como gerenciar seus funcionários à distância, além de como prepará-los para lidar com a nova rotina de trabalho.
1. Verifique se há estrutura necessária para o trabalho remoto. Caso não haja, providencie
Depois de estabelecer quais colaboradores vão atuar no regime de home office, é preciso consultá-los sobre as condições para o trabalho remoto.
Para que eles possam desempenhar todas as suas atividades, assim como fariam no ambiente de trabalho, é preciso que tenham à sua disposição todas as ferramentas da empresa, de acordo com a sua atuação. Isso vale para equipamentos, softwares e outros meios importantes, como celular, computador, papéis e tintas para impressão, por exemplo.
Se o funcionário não contar com os recursos fundamentais para trabalhar de casa, a empresa deve fornecer as condições necessárias, de acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Ambos também devem fazer acordo sobre quem arcará com os custos extras de infraestrutura, como luz, telefone e internet.
2. Diga quais são as suas expectativas
Deixe claro o que você espera de seus funcionários durante o período de home office. Crie regras de trabalho de acordo com a realidade de sua equipe, pensando sempre em uma rotina que seja produtiva para todos. Organize o planejamento e a execução do trabalho, envie um encaminhamento das tarefas a serem cumpridas e faça alinhamento contínuo das metas e entregas.
Existem várias ferramentas na internet que funcionam no gerenciamento de projetos e monitoram o uso do tempo, com recursos como planilhas que são alteradas de acordo com o progresso das atividades.
3. Mantenha comunicação constante com a sua equipe
Hoje, a tecnologia ajuda bastante a manter a comunicação remota de maneira bastante prática. Para manter o foco, o ideal é estabelecer quantas e quais ferramentas usadas para o contato, pois existem desde aplicativos de mensagens, e-mail e telefone até videoconferência. Por meio desses recursos, será possível tirar eventuais dúvidas, fazer reuniões e acompanhar o trabalho do funcionário.
Mostre que você ainda está perto da equipe: para não gerar dúvidas e ter um time de confiança, compartilhe decisões da empresa com todos. Além disso, alinhe as expectativas sobre tempo de resposta – por exemplo, que o funcionário responda os e-mails em até meia-hora após o contato.
4. Combine a jornada de trabalho
Se o funcionário estava submetido anteriormente a cumprir uma jornada de trabalho, é possível continuar cobrando o cumprimento do horário, mesmo no esquema de home office.
Algumas opções para fazer esse controle são: comunicar o início e o término das atividades por meio de reuniões virtuais ou do envio de e-mails e de mensagens, usando aplicativos como o WhatsApp. É possível também solicitar o preenchimento de planilhas ou de programas de jornada de trabalho eletrônicos.
Esse controle tem como base as informações dadas pelo colaborador e, por isso, está firmado na relação de confiança existente nas relações de trabalho.
5. Verifique a produtividade e o cumprimento das metas
Depois de definir atividades, prazos e prioridades, é preciso avaliar a produtividade e a entrega de resultados dos funcionários, medindo seu impacto dentro da empresa. Para que o esquema de home office funcione, lembre-se de cuidar para que esses colaboradores estejam motivados a trabalhar e conquistar seus objetivos. Sempre que necessário, faça reuniões de alinhamento para ajustar mudanças na dinâmica de trabalho.
BÔNUS. Estagiários e aprendizes podem fazer home office?
Sim, podem. A nota técnica divulgada pelo Ministério Público do Trabalho, no dia 18 de março, recomendou a interrupção das atividades presenciais de estágio e programa de aprendizagem, substituindo por atividades remotas, desde que a empresa assegure a seus estagiários e aprendizes a adequada estrutura de tecnologia de informação e de supervisão das tarefas, com o cumprimento da carga horária e das funções previstas no contrato.
